Prokopim Kota Bima– Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima menggelar Rapat Koordinasi Kearsipan Tahun 2026 dengan tema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah”. Kegiatan ini menjadi salah satu upaya strategis pemerintah daerah dalam meningkatkan kesadaran dan komitmen seluruh perangkat daerah terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, aman, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Senin, 26 Oktober 2026.

Kegiatan yang bertempat di Aula Maja Labo Dahu ini dipimpin langsung oleh Wali Kota Bima H. A. Rahman, SE didampingi oleh Wakil Wali Kota Bima Feri Sofiyan, SH, Sekretaris Daerah Kota Bima, Asisten III bidang Administrasi Umum, Staf Ahli bidang Pemerintahan, Hukum dan Politik, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, hadir pula seluruh Kepala Perangkat Daerah dan Sekretaris Lingkup Kota Bima, Kepala bagian, dan Camat.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima, Ahmad Mufrad, S.Sos menyampaikan, arsip memiliki peran penting dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan daerah. Selain menjadi bukti pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pemerintahan, arsip juga merupakan sumber informasi dan memori kolektif yang harus dijaga serta dikelola secara profesional.

Sebagai bahan evaluasi, audit kearsipan internal Pemerintah Kota Bima telah dilaksanakan pada tahun 2025 terhadap 5 perangkat daerah dan dilanjutkan pada tahun 2026 terhadap 10 perangkat daerah. Hasil audit ini memberikan gambaran komprehensif mengenai kondisi tata kelola arsip saat ini, sekaligus menjadi pijakan penting bagi pemerintah daerah untuk melakukan pembenahan secara menyeluruh dan terstruktur demi meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Ahmad Mufrad mengungkapkan bahwa pihaknya terus memetakan berbagai tantangan yang ada, mulai dari penguatan komitmen organisasi, optimalisasi pengelolaan arsip dinamis dan penyusutan arsip, pemenuhan kebutuhan tenaga arsiparis beserta sarana prasarana, hingga penguatan implementasi aplikasi Srikandi. Melalui langkah-langkah strategis ini, Pemkot Bima optimis tata kelola kearsipan ke depan akan semakin profesional, akuntabel, dan terintegrasi dengan baik.

Wali Kota Bima H. A. Rahman, SE menyampaikan dengan adanya pelaksanaan Audit Kearsipan Internal 2025-2026 memberikan gambaran yang jelas bahwa tata kelola kearsipan di Kota Bima masih memerlukan pembenahan secara menyeluruh. Melalui kegiatan ini, ke depannya rencana aksi yang perlu kita dorong bersama meliputi penguatan kebijakan dan komitmen pimpinan, pembentukan serta penguatan unit kearsipan II dan unit pengolah, penetapan arsiparis atau petugas pengelola arsip, penyediaan anggaran pemasaran dan prasarana kearsipan yang memadai, penyusunan SOP pengelolaan arsip dinamis, penataan arsip aktif dan inaktif, pelaksanaan penyusutan sesuai ketentuan, percepatan penerapan Srikandi serta monitoring dan evaluasi secara berkala.

Tertib administrasi kearsipan tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga mencakup kepastian ketersediaan informasi yang autentik, utuh, dan dapat dipertanggungjawabkan ketika dibutuhkan. Dengan pengelolaan yang baik, arsip dapat menjadi instrumen penting dalam mendukung pengambilan keputusan, pelayanan publik, serta pelaksanaan evaluasi dan pengawasan pemerintahan.

Selain itu, koordinasi lintas perangkat daerah diperlukan untuk memastikan penyelenggaraan kearsipan berjalan secara konsisten dan berkesinambungan. Setiap perangkat daerah diharapkan memiliki pemahaman yang sama mengenai pentingnya tertib administrasi dan tanggung jawab dalam menjaga serta mengelola arsip pemerintahan.

Di akhir arahannya, Wali Kota mengharapkan agar setiap perangkat daerah melaksanakan tindak lanjut yang nyata, menetapkan penanggung jawab dan melaporkan kemajuan agar perbaikan tidak berhenti pada rapat ini saja, dengan penguatan koordinasi dan komitmen bersama, Pemerintah Kota Bima terus berupaya meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan, sekaligus menjaga arsip daerah sebagai sumber informasi dan memori kolektif yang penting bagi keberlanjutan pembangunan Kota Bima.